Fahrtenbuch – Muss das sein?

Viele Selbständige würden gerne darauf verzichten, ein Fahrtenbuch zu führen. In der Regel ist es aber schwierig, wirklich darum herum zu kommen. Ich zeige Dir hier, worauf es ankommt.

Du nutzt Dein Kfz sowohl privat als auch betrieblich? Die Art der steuerlichen Anrechnung hängt vom Umfang Deiner privaten und betrieblichen Nutzung ab.

Für die richtige steuerliche Anrechnung Deiner Kfz-Kosten musst Du drei Dinge wissen:

1. Wie hoch war die gesamte Kilometerleistung (privat und geschäftlich) im letzten Jahr?
2. Wie groß hoch war mein betrieblicher Nutzungsanteil?
3. Wie viele Kfz-Kosten hatte ich insgesamt?

Den betrieblich genutzte Anteil Deines Fahrzeuges ermittelst Du so: Du notierst die Kilometerstände am Jahresanfang und am Jahresende. Damit errechnest Du Dir die im abgelaufenen Jahr insgesamt gefahrenen Kilometer.

Nun kannst Du an Hand Deiner Aufzeichnungen den Anteil der betrieblichen Kfz-Nutzung ermitteln. Bezogen auf Deine gesamten Kfz-Kosten ergibt das den prozentualen Anteil Deiner steuerlich absetzbaren Kfz-Kosten. Voraussetzung hierfür ist, dass Du alle Deine Kfz-Kosten erfasst hast.

Zu Deinen Kfz-Kosten gehören Steuern, Versicherungen und Betriebskosten für Kraftstoffe, Reparaturen, Wartung, Pflege oder Maut- und Parkgebühren. Gegebenenfalls kommen noch Zinsen für ein Anschaffungsdarlehen und Abschreibungen hinzu.

Die steuerliche Einordnung Deiner Kfz-Kosten richtet sich nach dem Umfang der betrieblichen Nutzung Deines Autos.

Dabei sind drei Varianten zu unterscheiden:
1.  betriebliche Nutzung bis 10%
2.  betriebliche Nutzung zwischen 10% und 50%
3.  betriebliche Nutzung über 50%

 

Variante 1:  betriebliche Nutzung bis 10%
Der betriebliche Anteil Deiner Kfz-Nutzung beträgt weniger als 10% Deiner gesamten Jahres-Kilometer-Fahrleistung.
Dann kannst Du pauschal 0,30 €-Cent je Kilometer abrechnen. Zum Nachweis hast Du die betrieblichen Fahrten aufgezeichnet. Für diese Anrechnungsmethode brauchst Du Deine tatsächlichen Kfz-Ausgaben nicht nachzuweisen.

Variante 2:  betriebliche Nutzung zwischen 10% und 50%
Der betriebliche Anteil Deiner Kfz-Nutzung beträgt zwischen 10% und 50% Deiner gesamten Jahres-Kilometer-Fahrleistung.
Dann hast Du zwei Möglichkeiten, die Kosten der betrieblichen Nutzung geltend zu machen:

1. 1. Du kannst pauschal 0,30 €-Cent je Kilometer anrechnen. Zum Nachweis hast Du die betrieblichen Fahrten aufgezeichnet. Du brauchst Deine tatsächlichen Kfz-Ausgaben nicht nachzuweisen.
      oder
   2. Du ermittelst anhand Deiner tatsächlichen Kfz-Kosten, wie viel €-Cent Dich Dein Auto pro Kilometer kostet. Dann multiplizierst Du diesen Betrag mit der Zahl der betrieblich gefahrenen Kilometer. Diese Variante macht Sinn, wenn Deine tatsächlichen Kosten pro Kilometer über 0,30 €-Cent liegen. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn Du pro Jahr insgesamt relativ wenig Kilometer fährst oder Du ein Leasingfahrzeug hast. Zum Nachweis der betrieblichen Fahrten führst Du ein Fahrtenbuch.
   3. Denke daran, dass Du nachweisen kannst, wie viele Kilometer Du das gesamte Jahr über gefahren bist.

Variante 3:  betriebliche Nutzung über 50%
Der betriebliche Anteil Deiner Kfz-Nutzung beträgt mehr als 50% Deiner gesamten Jahres-Kilometer-Fahrleistung.
Dann hast Du wiederum zwei Möglichkeiten, die Kosten der betrieblichen Nutzung geltend zu machen:

1. 1. Anhand Deiner tatsächlichen Kfz-Kosten ermittelst Du, wie viel €-Cent Dich Dein Auto pro Kilometer kostet. Dann multiplizierst Du diesen Betrag mit der Zahl der betrieblich gefahrenen Kilometer. Zum Nachweis der betrieblichen Fahrten führst Du ein Fahrtenbuch.
      oder
   2. Du setzt alle Kfz-Kosten als Betriebsausgaben an. Du musst Dir aber für jeden Monat eine Nutzungspauschale für Privatfahrten anrechnen lassen. Die Höhe dieser Pauschale errechnet sich aus 1% des Listenkaufpreises Deines Kfz zum Zeitpunkt der Erstzulassung. Zum Nachweis, dass Du Dein Kfz mehr als 50% betrieblich nutzt, kannst Du für 3 Monate ein Fahrtenbuch führen. Danach brauchst Du kein Fahrtenbuch mehr führen.

Wenn Du Dir das durchrechnest, wirst Du schnell erkennen, dass die „ach so begehrte“ 1-%-Methode mit Abstand die teuerste Variante für Dich ist.

Ein Beispiel: Einmal angenommen: Deine tatsächlichen Kfz-Kosten betrugen im letzten Jahr 3.000,- €. Die gesamte Jahreskilometerleistung betrug 15.000 km. Davon hast Du Dein Auto 6.000 km privat genutzt. Das entspricht 40% der gesamten Jahreskilometerleistung. Bei 3.000,- € Jahres-Kfz-Kosten entspräche Dein privater Kfz-Nutzungsanteil einem Wert von 1.200,- €. Im Ergebnis könntest Du dann 1.800,- € als Kfz-Betriebsausgaben steuerlich geltend machen.

Entscheidest Du Dich aber für die 1%-Methode, dann sieht die Rechnung ganz anders aus:
Einmal angenommen, Dein Auto hatte ursprünglich mal einen Listen-Verkaufspreis von 30.000,- €. Davon wird Dir monatlich pauschal 1% für die private Kfz-Nutzung angerechnet. (Ganz gleich, wie viele Kilometer Du Dein Auto tatsächlich privat nutzt.) Pro Jahr sind das 12 Monate mal 1%, also 12% aus 30.000,- €. Das ergibt  3.600,- € pro Jahr als private Kfz-Nutzungspauschale. Deine gesamten Kfz-Kosten betrugen aber nur 3.000,- €. Also kannst Du keinen einzigen Euro Deiner Kfz-Kosten steuerlich als Kfz-Betriebsausgaben geltend machen.

Hättest ein Fahrtenbuch geführt, dann würden Dir nur 1.200,- € als privater Kfz-Nutzungsanteil angerechnet. Du könntest also 1.800,- € mehr an Kfz-Betriebsausgaben geltend machen. Das würde zu einem geringeren Betriebsgewinn führen. Und Du müsstest weniger Steuern bezahlen.

Fazit:    “Beim Geld hört die Gemütlichkeit auf,” sagt der Volksmund. Finde Dich mit dem Fahrtenbuch ab. In einem separaten Blog werde ich Dir zeigen, wie einfach ein Fahrtenbuch zu führen ist.

Weitere Tipps findest Du
– in meinem Buchhaltungs-Workshop
– in meinen Gratis-Starthilfen
– in meinen FAQ´s

Tschüs
Bis zum nächsten Blog
Jan F. Lüth

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Der Autor: Jan Friedrich Lüth

Nach dem Jura-Studium fogten 20 Jahre kaufmännische Verantwortung in Handels- und Industriebetrieben. Seine Erfahrungen aus der betrieblichen Praxis gibt er seit mehr als 20 Jahren in Form von in Seminaren, Workshops und Einzelcoaching weiter.